Cách tạo biểu đồ Waterfall trong Excel hoàn chỉnh

Cách tạo biểu đồ Waterfall trong Excel hoàn chỉnh

Nếu bạn là 1 người sử dụng Excel thường xuyên, bạn chắc chắn sẽ biết lợi ích của biểu đồ. Trình bày dữ liệu bằng các hình đồ họa khiến các dữ liệu trở nên hữu dụng trong so sánh hoặc để xác định xu hướng. Trong bài viết này cùng Mega tìm hiểu về biểu đồ Waterfall và các bước tạo một biểu đồ Waterfall trong Excel hoàn chỉnh.

1. Biểu đồ Waterfall trong Excel là gì?

Excel không còn xa lạ với nhiều người dùng máy tính văn phòng, vậy bạn đã biết biểu đồ waterfall trong Excel là gì chưa? Biểu đồ thác nước còn được gọi bằng nhiều tên khác như Waterfall, Bridge, Mario. Loại biểu đồ này là một cách hữu ích để cung cấp một hình ảnh nhanh chóng về những thay đổi tích cực và tiêu cực đối với một giá trị trong một khoảng thời gian.Trong biểu đồ thác nước, các giá trị ban đầu và cuối cùng được hiển thị dưới dạng các cột với các điều chỉnh âm và dương riêng lẻ được mô tả dưới dạng các bước nổi. Một số biểu đồ thác nước kết nối các đường giữa các cột để làm cho biểu đồ trông giống như một cây cầu, trong khi các biểu đồ khác để ở cột nổi.

 Biểu đồ thác nước còn được gọi bằng nhiều tên khác như Waterfall, Bridge, Mario

Biểu đồ Waterfall thực ra là một loại biểu đồ đặc biệt trong nhóm biểu đồ cột của Excel. Nó thường được sử dụng để chứng minh: từ một vị trí ban đầu đã tăng hoặc giảm qua hàng loạt các thay đổi như thế nào. Cột đầu tiên và cuối cùng của biểu đồ Waterfall điển hình đại diện cho tổng các giá trị. Các cột trung gian xuất hiện lơ lửng, cho thấy được sự thay đổi tích cực hay tiêu cực từ giai đoạn này đến giai đoạn khác, và kết thúc bằng cột tổng giá trị cuối cùng. Theo nguyên tắc, các cột này sẽ được mã hóa thành các màu để phân biệt các giá trị tích cực và tiêu cực.

2. Tính năng của biểu đồ thác nước Waterfall

Biểu đồ thác nước (Waterfall) cho thấy những thay đổi không chỉ theo thời gian, mà còn liên quan đến giai đoạn trước hoặc các mốc đo lường khác. Mỗi bước trong thác nước đưa bạn đến kết quả cuối cùng và chứng minh cách bạn đến. Biểu đồ Waterfall là sự thể hiện đơn giản trong xây dựng, ngay cả trong công việc phân tích thông tin phức tạp – dạng biểu đồ này sẽ được sử dụng nhiều vào tương lai.

3. Trường hợp nào cần sử dụng biểu đồ Waterfall?

Biểu đồ thác hữu ích trong nhiều trường hợp khác nhau, từ trực quan hóa báo cáo tài chính đến điều hướng một lượng lớn dữ liệu điều tra dân số. Dưới đây là một số ví dụ về các trường hợp mà bạn có thể muốn sử dụng biểu đồ thác nước:
- Đánh giá lợi nhuận của công ty.
- So sánh thu nhập sản phẩm.
- Làm nổi bật những thay đổi ngân sách cho một dự án một cách trực quan.
- Phân tích hàng tồn kho hoặc bán hàng trong một khoảng thời gian.
- Hiển thị giá trị sản phẩm trong một khoảng thời gian.
- Trực quan hóa báo cáo lãi lỗ.
- Tạo bảng điều khiển.
- Theo dõi công việc tư vấn.
- Theo dõi hàng tồn kho bán lẻ.
- Tài liệu hợp đồng.
- Trình bày cách chi phí hoạt động đã thay đổi từ khoảng thời gian này sang khoảng thời gian khác.

4. Cách tạo biểu đồ Waterfall trong Excel

Biểu đồ Waterfall là một loại biểu đồ tiêu chuẩn được hỗ trợ bởi Excel, bạn có thể tạo biểu đồ này từ phần Charts của Excel. Exel không có mẫu biểu đồ Waterfall được tạo sẵn nào. Tuy nhiên bạn có thể dễ dàng tạo cho riêng bạn một phiên bản bằng việc sắp xếp dữ liệu của bạn một cách cẩn thận và sử dụng một loại biểu đồ tiêu chuẩn cột xếp chồng trong Excel.

Một ví dụ với các giá trị tích cực và tiêu cực để bạn hiểu, hãy lấy số tiền bán hàng làm ví dụ. Nếu bạn nhìn vào bảng dưới đây, bạn sẽ thấy rằng doanh số bán hàng tăng lên trong vài tháng và chúng giảm xuống trong những tháng khác so với vị trí bắt đầu.

 Ví dụ doanh số tiền bán hàng trong vài tháng

Biểu đồ Waterfall là một cách hiệu quả để làm cho bạn thấy sự biến động của việc bán hàng trong mười hai tháng. Nhưng nếu bạn áp dụng mẫu biểu đồ Stacked Column lên các giá trị cụ thể lúc này, bạn sẽ không có biểu đồ giống với biểu đồ Waterfall. Vì vậy, điều đầu tiên bạn cần làm là sắp xếp lại dữ liệu một cách cẩn thận.

Bước 1: Sắp xếp bảng dữ liệu

Bạn sẽ bắt đầu bằng việc chèn thêm 3 cột trong bảng Excel. Gọi tên là Cơ sở (base), tăng (Rise) và giảm (fall). Cột cơ sở sẽ là một khoản tiền được tính toán sử dụng như một điểm khởi đầu của một loạt các tăng giảm trong biểu đồ. Tất cả các số âm từ cột biến động bán hàng sẽ được đặt vào cột giảm, và các số dương sẽ được đặt vào cột tăng. Thêm vào hàng End ở cuối cột Tháng để tính tổng số tiền bán hàng cả năm. Bây giờ bạn cần chuyển sang bước kế tiếp và điền vào các cột này các giá trị cần thiết.

 Sắp xếp bảng dữ liệu

Bước 2: Chèn công thức

Để hoàn thành bảng bạn cần nhập các công thức đặc biệt vào ô đầu tiên trong các cột tương ứng và sau đó sao chép chúng xuống các ô liền kề bằng cách sử dụng nút điền.

1. Chọn ô C4 trong cột giảm và nhập công thức sau:=IF(E4<=0,-E4,0)

Công thức này chỉ ra rằng nếu giá trị trong ô C4 nhỏ hoặc bằng 0, số âm sẽ được hiện thị là số dương và số dương được hiện thị là số 0.

Lưu ý: Nếu bạn muốn các giá trị trong biểu đồ Waterfall nằm trên 0, bạn cần phải nhập dấu trừ (-) trước tham chiếu ô thứ hai (E4) trong công thức. Và hai dấu trừ sẽ tạo ra một điểm cộng.

2. Sao chép công thức đến hết bảng.

 Chèn công thức

3. Chọn và nhập vào ô D4 =IF(E4>0, E4,0)

Công thức trên nghĩa là nếu mọi giá trị trong ô E4 lớn hơn 0, những số dương được giữ nguyên, những số âm sẽ được ghi là 0.

4. Sử dụng Fill handle kéo để sao chép công thức này xuống các cột

Sử dụng Fill handle kéo để sao chép công thức này xuống các cột

5. Chèn công thức cuối cùng = B4+D4-C5 trong ô B5 và sao chép nó; bao gồm hàng cuối cùng (End).

 Chèn công thức cuối cùng

Bước 3: Tạo một biểu đồ xếp chồng tiêu chuẩn

Với hai bước trên dữ liệu của bạn đã được tổ chức tốt và bạn đã sẵn sàng để xây dựng biểu đồ cho chính nó.

1. Chọn dữ liệu của bạn bao gồm các tiêu đề cột và hàng, loại trừ cột lưu lượng bán hàng.
2. Chuyển đến nhóm Charts trên tab Insert.
3. Nhấp vào biểu tượng Insert Column Chart và chọn Stacked Column từ danh sách.

 Tạo một biểu đồ xếp chồng tiêu chuẩn

Dạng biểu đồ xuất hiện trong trang tính nhưng chưa có dạng Waterfall. Bạn hãy tiếp tục các bước tiếp theo bên dưới.

 Dạng biểu đồ xuất hiện trong trang tính nhưng chưa có dạng Waterfall

Bước 4: Chuyển biểu đồ Cột thành biểu đồ Waterfall.

Bạn chỉ cần làm cho hàng loạt các cột cơ sở vô hình để có được một biểu đồ Waterfall từ Stacked Column.

1. Nhấp chuột vào chuỗi Base để chọn chúng, nhấp chuột phải và chọn tùy chọn Format Data Series …lựa chọn từ bảng chọn.

 Bạn chỉ cần làm cho hàng loạt các cột cơ sở vô hình để có được một biểu đồ Waterfall từ Stacked Column

2. Chọn vào biểu tượng Fill & Line.
3. Chọn No Fill trong phần Fill và No Line trong phần Border.

 Chọn  Fill & Line -> No Fill trong phần Fill và No Line trong phần Border 

Khi các cột màu xanh trở nên vô hình, chỉ cần xóa Base khỏi phần chú thích của biểu đồ để ẩn hoàn toàn tất cả các dấu vết của chuỗi Base.

 Khi các cột màu xanh trở nên vô hình, chỉ cần xóa Base khỏi phần chú thích của biểu đồ

Bước 5: Định dạng biểu đồ cầu

1. Chọn loạt các cột giảm trong biểu đồ và chọn tab Format dưới Chart Tools
2. Nhấp vào Shape Fill trong nhóm Shape Styles.

 Chọn tab Format dưới Chart Tools -> Nhấp vào Shape Fill trong Shape Styles.

3. Chọn màu bạn muốn trong bảng chọn được thả xuống.

Bạn cũng có thể thử nghiệm với đường viền cột hoặc thêm các hiệu ứng đặc biệt, chỉ cần sử dụng Shape Outline và Shape Effects trên tab Format để thay đổi.

Sau đó, bạn nên làm giống như vậy với hàng loạt giá trị tăng. Đối với các cột Bắt đầu và Kết thúc, bạn cần mã màu riêng lẻ, nhưng chúng phải có cùng một màu. Khi bạn đã hoàn tất, biểu đồ sẽ giống như hình bên dưới:

 Chọn màu bạn muốn trong bảng chọn được thả xuống

Sau đó, bạn có thể loại bỏ khoảng trắng dư thừa giữa các cột để làm cho chúng đứng gần nhau hơn:

4. Nhấp đúp vào một trong các cột biểu đồ để mở bảng định dạng Data Series.
5. Thay đổi Gap Widthnhỏ hơn. Đóng hộp thoại. Bây giờ khoảng cách giữa các cột đã gần lại.

 Bạn có thể loại bỏ khoảng trắng dư thừa giữa các cột để làm cho chúng đứng gần nhau hơn

Bây giờ khoảng cách giữa các cột đã gần lại.

 Bạn nhìn vào sơ đồ Waterfall ở trên, một số phần lơ lửng dường như có cùng kích cỡ

Khi bạn nhìn vào sơ đồ Waterfall ở trên, một số phần lơ lửng dường như có cùng kích cỡ. Tuy nhiên, khi bạn tham khảo bảng dữ liệu, bạn sẽ thấy rằng các giá trị được trình bày khác nhau. Để phân tích chính xác hơn, bạn nên thêm nhãn dữ liệu vào các cột.

6. Chọn chuỗi bạn muốn gắn nhãn.
7. Nhấp chuột phải và chọn tùy chọn Add data Labels từ bảng chọn.

 Nhấp chuột phải và chọn tùy chọn Add data Labels từ bảng chọn

Lặp lại quy trình cho chuỗi khác. Bạn cũng có thể điều chỉnh vị trí nhãn, phông chữ và màu sắc để làm cho con số dễ đọc hơn.

* Bạn có thể chuyển đổi biểu đồ từ sheet này sang sheet khác để hiển thị hoặc dùng để in ra một cách dễ dàng hơn.

Bước 1 : Nhấp chuột phải vào biểu đồ và chọn Move Chart.

Nhấp chuột phải vào biểu đồ và chọn Move Chart

Bước 2 : Ở ô Object in: chọn sheet bạn muốn biểu đồ hiển thị, sau đó bấm ok.

Ở ô Object in: chọn sheet bạn muốn biểu đồ hiển thị, sau đó bấm ok.

Bước 3 : Và bây giờ biểu đồ đã ở sheet các bạn muốn chuyển qua.

biểu đồ đã ở sheet các bạn muốn chuyển qua

* Bạn cũng có thể lựa chọn các kiểu hiển thị biểu đồ khác nhau bằng cách :

Bước 1 : Nhấp chuột phải vào biểu đồ và chọn Change Chart Type.

Nhấp chuột phải vào biểu đồ và chọn Change Chart Type.

Bước 2 : Ở Change Chart Type: chọn biểu đồ bạn muốn hiển thị, sau đó bấm ok.

Ở Change Chart Type: chọn biểu đồ bạn muốn hiển thị, sau đó bấm ok.

Bước 3 : Và bây giờ bạn đã có một biểu đồ mới theo ý thích của mình.

bạn đã có một biểu đồ mới theo ý thích của mình.

Lưu ý: Nếu có sự khác biệt rõ ràng về kích thước cột và các chi tiết cụ thể mà không quan trọng, bạn có thể bỏ qua các nhãn dữ liệu, nhưng sau đó bạn nên thêm một trục Y để giải thích dữ liệu tốt hơn. Khi bạn đã hoàn thành việc ghi nhãn các cột, chỉ cần loại bỏ các yếu tố không cần thiết như các giá trị bằng không và các chú giải. Bạn cũng có thể thay đổi tiêu đề bảng xếp hạng mặc định sang mô tả chi tiết hơn.

Bạn cũng có thể thay đổi tiêu đề bảng xếp hạng mặc định sang mô tả chi tiết hơn.

Excel có nhiều loại biểu đồ, nhưng mỗi loại được sử dụng tốt nhất trong các trường hợp cụ thể. Với biểu đồ Waterfall được áp dụng tốt nhất khi bạn muốn hiển thị những thay đổi mà giá trị ban đầu đã trải qua và giá trị cuối cùng mà những thay đổi này đã dẫn đến.

Tham khảo bài viết này bạn đã biết cách tạo biểu đồ thác nước và khi nào sử dụng nó, đây là thời điểm tốt để mở rộng kiến ​​thức Excel của bạn bằng cách thành thạo nhiều loại biểu đồ khác nhau. Cùng đọc thêm nhiều tin công nghệ mới nhất từ Mega bạn nhé!

Xem thêm >>>

Hướng dẫn chèn file Word, Excel vào PowerPoint

Cách khắc phục lỗi product activation failed khi truy cập Word, Excel, Powerpoint 

By Mega.com.vn