Hướng dẫn cách vẽ biểu đồ Gantt trong Excel vô cùng đơn giản

Hướng dẫn cách vẽ biểu đồ Gantt trong Excel, những lưu ý để lập biểu đồ Gantt trong excel hiệu quả

Biểu đồ Gantt trong Excel là một trong những công cụ cổ điển nhất và vẫn được sử dụng phổ biến trong quản trị tiến độ thực hiện dự án ngày nay. Nếu bạn là một người quản lý thường xuyên làm việc với các dự án hoặc bạn đang đảm nhận xây dựng kế hoạch công việc thì sơ đồ Gantt trong Excel sẽ giúp ích bạn rất nhiều.

Mega sẽ nêu ra các tính năng cơ bản của biểu đồ Gantt trong Excel và hướng dẫn chi tiết cách tạo biểu đồ Gantt trong Excel.

Bài viết dưới đây sẽ cung cấp những thông tin sau:

• Biểu đồ Gantt là gì?
• Những ưu điểm của biểu đồ Gantt
• Hướng dẫn chi tiết cách vẽ biểu đồ Gantt trong excel
• Những điều cần lưu ý để lập biểu đồ Gantt trong excel hiệu quả

Cách vẽ sơ đồ Gantt trong Excel

I. Biểu đồ Gantt là gì? Những ưu điểm của biểu đồ Gantt

Biểu đồ Gantt (tiếng Anh là Gantt chart) là một dạng thể hiện kế hoạch dự án lâu đời nhất, được Henry Gantt phát minh ra vào năm 1910. Mặc dù biểu đồ này đã lâu đời nhưng do đặc tính đơn giản dễ hiểu nên hiện nay biểu đồ Gantt vẫn được dùng phổ biến trong quản lý dự án, thậm chí nó còn được cải tiến để dùng trong các phần mềm quản lý dự án hiện đại.

Những ưu điểm của biểu đồ Gantt trong Excel:

- Quản lý nhiều thông tin cùng một lúc: Với cách thức trình bày đơn giản, biểu đồ Gantt sẽ giúp bạn nắm được rõ ràng các thông tin quan trọng của một dự án. Nó có cách thể hiện trực quan nhưng rất dễ hiểu, chắc chắn bạn sẽ nhanh chóng nắm được các thông tin chính của dự án thông qua sơ đồ Gant này. 

- Nâng cao năng suất công việc: Các thông tin liên quan về dự án như người thực hiện, thời gian thực hiện và các công việc thực hiện sẽ được công bố công khai trên biểu đồ. Nhờ đó, các thành viên trong nhóm dự án sẽ hiểu được sự quan trọng của nó và thực hiện theo đúng kế hoạch công việc.

- Sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả: Việc vẽ sơ đồ Gantt trong Excel có vai trò rất quan trọng trong các dự án, nó giúp người quản lý, người lập kế hoạch dự án có một cái nhìn tổng quan về dự án. Điều này sẽ giúp họ phân bổ công việc một cách hiệu quả, đảm bảo các nguồn nhân lực được sử dụng hợp lý và tối ưu.

II. Hướng dẫn cách vẽ biểu đồ Gantt trong excel

Để vẽ biểu đồ Gantt trong Excel thì dữ liệu của bạn cần có Ngày bắt đầu, Ngày kết thúc và Khoảng thời gian để hoàn thành mỗi công việc.

Ví dụ bạn có bảng dữ liệu kế hoạch các công việc thực hiện cần vẽ biểu đồ Gantt như sau:

Cách làm sơ đồ Gantt Excel

1. Tạo mới 1 biểu đồ dựa trên ngày bắt đầu

Chọn vùng C3:C9 (cột Ngày bắt đầu), sau đó bạn chọn thẻ Insert, trong phần Charts các bạn chọn biểu đồ cột và chọn biểu đồ thanh xếp chồng như hình bên dưới đây. 

 Chọn Insert và chọn biểu đồ thanh xếp chồng như hình trên

Như vậy bạn đã hoàn thành việc vẽ biểu đồ thanh xếp chồng trong Excel. 

Biểu đồ thanh xếp chồng trong Excel 

2. Thêm dữ liệu khoảng thời gian vào biểu đồ

Thêm dữ liệu trong cột Thời gian hoàn thành vào biểu đồ thanh xếp chồng vừa tạo. 

Bước 1: Click chuột phải vào biểu đồ và chọn Select Data.

Click chuột phải vào biểu đồ và chọn Select Data 

Bước 2: Cửa sổ Select Data Source xuất hiện, bạn nhấn chọn Add. 

 Nhấn chọn Add

Bước 3: Xuất hiện cửa sổ Edit Series các bạn cần nhập tên hoặc chọn tên trong phần Series name (ví dụ nhập Khoảng thời gian hoặc chọn đến ô tiêu đề trong bảng Thời gian hoàn thành). Trong phần Series values thì các bạn kích chuột vào biểu tượng như hình dưới.

 Nhập thông tin vào hộp thoại Edit Series

Bước 4: Bạn nhấn giữ và kéo chuột chọn vùng dữ liệu trong cột Thời gian hoàn thành (E4:E9).

 Chọn vùng dữ liệu trong cột Thời gian hoàn thành

Bước 5: Nhấn Enter để trở về giao diện trước, sau đó nhấn OK để đóng Edit Series và Select Data Source.

 Nhấn OK để đóng Edit Series

Bước 6: Biểu đồ sau khi thêm khoảng thời gian vào sẽ như sau:

 Cách tạo biểu đồ Gantt trong excel

3. Nhập mô tả công việc

Bước 1: Click chuột phải vào biểu đồ để mở lại cửa sổ Select Data Source, sau đó chọn Select Data.

 Mở lại cửa sổ Select Data Source, chọn Select Data

Bước 2: Cửa sổ Select Data Source xuất hiện, trong phần Horizontal bạn nhấn chọn Edit. 

 Chọn Edit

Bước 3: Trên hộp thoại Axis Labels, các bạn nhấn chọn vùng dữ liệu trong cột Công việc thực hiện (B4:B9). Sau đó nhấn OK để đóng hộp thoại Axis Labels và Select Data Source.

 Chọn vùng dữ liệu trong cột Công việc thực hiện

Bước 4: Các đề mục của cột Công việc thực hiện sẽ xuất hiện trên biểu đồ. 

 Các công việc thực hiện xuất hiện trên biểu đồ 

4. Bấm cột màu xanh để chuyển sang dạng Gantt

Bước 1: Trên biểu đồ, bạn nhấn chuột trái vào 1 thanh màu xanh bất kỳ, chỉ cần làm như vậy là tất cả các thanh màu xanh đều được chọn, sau đó bạn nhấn chuột phải và chọn Format Data Series.

 Chọn Format Data Series

Bước 2: Hộp thoại Format Data Series xuất hiện phía bên phải, trong phần Fill & Line các bạn chọn No fill và No line như hình bên dưới.

 Chọn No fill và No line như hình

Bước 3: Sau khi thực hiện các bước trên biểu đồ Gantt trong Excel sẽ được như hình bên dưới. 

Cách làm sơ đồ Gantt excel 

5. Xóa khoảng trắng phía trước và khoảng trắng giữa các thanh

Phần bạn vừa ẩn vẫn để lại khoảng trắng, bạn có thể xóa khoảng trắng này bằng cách:

Bước 1: Trên bảng dữ liệu các bạn click chuột phải vào ô đầu tiên trong cột Ngày bắt đầu -> chọn Format Cells.

 Click chuột phải vào ô đầu tiên trong cột Ngày bắt đầu -> chọn Format Cells

Bước 2: Trong thẻ Number của hộp thoại Format Cells, bạn chọn định dạng General, sau đó xem và ghi nhớ cách lưu trữ ngày mà bạn chọn trong Excel trong phần Sample.

Chọn định dạng General 

Bước 3: Tiếp theo bạn click chuột phải vào phần ngày ở bên dưới biểu đồ, và chọn Format Axis (hoặc các bạn nhấp đúp chuột vào phần ngày).

 Chọn Format Axis  

Bước 4: Xuất hiện phần Format Axis ở phía bên phải, tại phần Axis Options bạn nhập số trong phần Sample mà bạn đã xem ở trên vào ô Minumum. Như vậy khoảng trắng sẽ được xóa.

 Nhập số trong phần Sample mà bạn đã xem ở trên vào ô Minumum

6. Sắp xếp lại thứ tự các task

Bước 1: Trên biểu đồ các bạn nhấn chọn vào 1 thanh màu xám bất kỳ để chọn tất cả các thanh màu xám, click chuột phải vào nó và chọn Format Data Series.

 Click chuột phải vào thanh màu xám và chọn Format Data Series

Bước 2: Xuất hiện phần Format Data Series phía bên phải Excel, trong Series Options bạn chỉnh trong phần Series Overlap là 100%, Gap Width là 0%. Như vậy các khoảng trắng giữa các thanh ngang sẽ không còn.

 Chỉnh trong phần Series Overlap là 100%, Gap Width là 0%

Bước 3: Sau khi chỉnh sửa xong, biểu đồ Gantt sẽ như hình bên dưới. 

 Biểu đồ Gantt trong Excel

7. Theo dõi tỉ lệ hoàn thành công việc

Nếu bạn để ý thì sẽ thấy trên biểu đồ các thứ tự công việc đã bị đảo ngược, bạn cần sắp xếp lại dữ liệu cho đúng trình tự, các bạn thực hiện các bước sau: 

Bước 1: Click chuột phải vào phần Công việc thực hiện và chọn Format Axis hoặc nhấp đúp chuột trái vào phần Công việc thực hiện trên biểu đồ.

Click chuột phải vào phần Công việc thực hiện và chọn Format Axis 

Bước 2: Xuất hiện phần Format Axis phía bên phải Excel, bạn đánh dấu tích chọn Categories in reverse order và đóng Format Axis.

 Tích chọn Categories in reverse order

Bước 3: Bạn sẽ được biểu đồ Gantt theo đúng thứ tự công việc như sau: 

Vẽ biểu đồ Gantt trong excel 

III. Những điều cần lưu ý để lập biểu đồ Gantt trong excel hiệu quả

1. Xác định các đầu mục công việc cần thiết

Việc đầu tiên mà bạn cần làm để thực hiện dự án đó là liệt kê tất cả các đầu mục công việc có trong dự án. Để xác định được các đầu mục công việc, hãy suy nghĩ về mục tiêu mà dự án bạn cần đạt. Sau khi có các danh sách công việc, bạn cần xác định rõ thời gian sớm nhất mình có thể bắt đầu dự án và ước tính nó sẽ được thực hiện trong bao lâu.

Cách vẽ sơ đồ Gantt trong Excel

2. Xác định mối quan hệ giữa các công việc

Một trong những lợi ích của sơ đồ Gantt mang lại đó là nó biểu diễn được mối quan hệ giữa các công việc. Sau khi có đầu mục công việc, khoảng thời gian thực hiện, bạn cần xác định xem công việc nào cần phải hoàn thành trước thì mới có thể thực hiện được công việc còn lại. Những hoạt động phụ thuộc này được gọi là những công việc “tuần tự” hoặc “tuyến tính”. 

Những công việc khác sẽ “song song” – nghĩa là chúng có thể được thực hiện cùng lúc với những công việc khác. Tiến độ dự án của bạn sẽ được rút ngắn nếu bạn có nhiều công việc song song. 

Xác định nhiệm vụ nào là song song và nhiệm vụ nào là tuần tự trong dự án. Trường hợp nhiệm vụ này phụ thuộc nhiệm vụ khác, bạn cần lưu ý về mối quan hệ giữa chúng. Nó giúp bạn có nắm bắt sâu sắc hơn về cách tổ chức dự án và giúp ích khi bạn mô tả thời gian hoạt động trên biểu đồ.

Trong biểu đồ Gantt, có ba mối quan hệ chính giữa các nhiệm vụ tuần tự:

• Finish to Start (FS) - Nhiệm vụ FS không thể bắt đầu trước khi nhiệm vụ liên quan trước đó kết thúc. 
• Start to Start (SS) -  Nhiệm vụ SS không thể bắt đầu cho đến khi nhiệm vụ trước bắt đầu. 
• Finish to Finish (FF) - Nhiệm vụ FF không thể kết thúc trước khi nhiệm vụ  trước đó kết thúc. 
• Start to Finish (SF) - loại này rất hiếm.

3. Cập nhật tiến độ dự án

Khi dự án của bạn di chuyển dọc theo biểu đồ nghĩa là nó đang tiến triển. Tuy nhiên trong thời gian triển khai dự án, sẽ xảy ra rất nhiều sự thay đổi. Bạn cần điều chỉnh lại tiến độ để đảm bảo chúng không ảnh hưởng đến toàn bộ dự án. Thường xuyên theo dõi và cập nhật các thay đổi để bạn có những điều chỉnh kịp thời. Điều này còn giúp bạn cập nhật thông tin về kế hoạch cho nhóm của mình và nhà tài trợ.

Còn nếu như bạn là một doanh nhân có nhiều kế hoạch dự án cần thực hiện thì bạn nên tìm hiểu về máy tính xách tay cho doanh nhân tốt hiện nay để trình bày kế hoạch dự án chuyên nghiệp hơn. 

IV. Tổng kết

Bài viết trên Mega đã hướng dẫn bạn chi tiết cách tạo biểu đồ Gantt trong Excel. Sơ đồ Gantt có vai trò rất quan trọng trong các dự án nên bạn cần quan tâm những lưu ý ở trên để lập biểu đồ Gantt trong excel một cách hiệu quả nhất.

Truy cập vào website mega.com.vn để tìm hiểu và cập nhật thêm các thông tin liên quan và mới nhé.

Xem thêm >>>

Cách tìm và xóa dữ liệu, nội dung trùng nhau trong Excel một cách nhanh chóng

Hướng dẫn cách vẽ biểu đồ Pareto trong Excel 2007, 2010, 2013, 2016 đơn giản

Hướng dẫn cách vẽ biểu đồ tròn trong excel 2007, 2010, 2013, 2016 cực đơn giản, nhanh chóng

copyright © mega.com.vn