Cách tìm dữ liệu trong excel bằng hàm vlookup và hlookup nhanh chóng

Hướng dẫn dùng hàm VLOOKUP và HLOOKUP trong Excel giúp bạn tìm thông tin trong bảng một cách nhanh chóng

Nếu bạn phải thường xuyên xử lý dữ liệu trong Excel thì nên nắm vững hàm Vlookup và Hlookup để dò tìm dữ liệu. Bài viết dưới đây Mega sẽ hướng dẫn bạn cách dùng hàm VLOOKUP và HLOOKUP trong Excel để tìm kiếm dữ liệu nhanh chóng. Đồng thời, bài viết sẽ nêu ra một số lỗi thường gặp khi sử dụng hàm VLOOKUP và HLOOKUP có điều kiện. Cùng theo dõi nhé!

Cách dùng hàm VLOOKUP và HLOOKUP trong Excel 

I. Hàm VLOOKUP và HLOOKUP trong Excel dùng để làm gì?

Hàm LOOKUP hay Look Up nghĩa là tìm kiếm trong tiếng Anh. V là chữ viết tắt của Vertical - hàng dọc và H là viết tắt của Horizontal – hàng ngang.

- Dùng hàm VLOOKUP khi bạn cần dò tìm dữ liệu trong một bảng hoặc dải ô theo hàng. 

- Dùng hàm HLOOKUP khi bạn cần dò tìm dữ liệu trong một bảng hoặc dải ô theo cột. 

- Hàm VLOOKUP được sử dụng nhiều khi tìm kiếm tên sản phẩm, đơn giá, số lượng,.. dựa trên mã vạch, mã sản phẩm,... hoặc tìm tên nhân viên, xếp loại nhân viên dựa trên nhiều tiêu chí.

- Hàm HLOOKUP được sử dụng khi bạn cần dò tìm dữ liệu trong một bảng, một phạm vi theo hàng ngang và trả về dữ liệu tương ứng theo hàng dọc.

II. Hàm VLOOKUP

Công thức:

=VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Col_index_ num, Range_lookup)

Trong đó:

- Lookup_value: giá trị dùng để dò tìm

- Table_ array: địa chỉ tuyệt đối của bảng tham chiếu (không chọn dòng tiêu đề).

- Col_index_Num: Số thứ tự cột cột lấy dữ liệu trong bảng cần dò tìm (tính theo thứ tự từ trái qua phải và bắt đầu từ 1).

- Range_lookup: Cách tìm kiếm trên bảng tham chiếu.

• Nếu Range_lookup = 1 (TRUE): dò tìm tương đối.
• Nếu Range_lookup = 0 (FALSE): dò tìm tuyệt đối. 

Lưu ý: Nếu bạn copy công thức này cho các ô dữ liệu khác, bạn cần sử dụng dấu $ để cố định Table_array. Sau khi chọn bảng bạn dùng phím F4 để cố định (Nếu dùng F4 không cố định được, bạn bấm Fn + F4). 

Ví dụ: Trang tính Excel dưới đây có "Bảng chi phí vận chuyển" và "Bảng định mức và giá cước". Để dò tìm giá trị của giá cước bạn sử dụng hàm tìm kiếm VLOOKUP (do dữ liệu ở "Bảng định mức và giá cước" được trình bày theo hàng). 

 Trang tính Excel cần dùng hàm VLOOKUP để tìm kiếm 

- Dò tìm giá trị của Giá cước: 

=VLOOKUP(C4,$B$15:$C$18,2,0)

Trong đó:

• C4: Cột Định giá cần đối chiếu với cột trong bảng tham chiếu
• $B$15:$C$18: địa chỉ tuyệt đối của bảng tham chiếu. Sau khi chọn địa chỉ, bạn dùng F4 để cố định
• 2: cột Giá là cột thứ 2 của bảng tham chiếu
• 0: dò tìm tuyệt đối 

Sử dụng hàm VLOOKUP trong Excel

- Sau đó nhấn Enter, dò tìm được giá trị ở ô E4. Bạn chọn ô E4 và di chuyển chuột để con trỏ chuột có dạng +, bạn kéo thả chuột xuống ô E10 để dò tìm kết quả cho các ô trong cột Giá cước. 

Sử dụng hàm VLOOKUP trong Excel

Chú ý: Trong Excel 2013 khoảng cách giữa các đối số là dấu (;) còn với Excel 2007, 2010 là dấu (,).

III. Hàm HLOOKUP

Công thức:

=HLOOKUP(Lookup_value,Table_ array,Row_index_Num,Range_lookup)

Trong đó:

- Lookup_value: giá trị dùng để dò tìm

- Table_ array: địa chỉ tuyệt đối của bảng tham chiếu (không chọn cột tiêu đề).

- Row_index_Num: Số thứ tự dòng chứa giá trị cần lấy của bảng tham chiếu (tính theo thứ tự từ trên xuống dưới và bắt đầu từ số 1).

- Range_lookup: Cách tìm kiếm trên bảng tham chiếu.

• Nếu Range_lookup = 1 (TRUE): dò tìm tương đối.
• Nếu Range_lookup = 0 (FALSE): dò tìm tuyệt đối. 

Ví dụ: Trang tính Excel dưới đây có "Bảng chi phí vận chuyển" và "Bảng định mức và giá cước". Để dò tìm giá trị của giá cước bạn sử dụng hàm tìm kiếm HLOOKUP (do dữ liệu ở "Bảng định mức và giá cước" được trình bày theo cột). 

Trang tính Excel cần dùng hàm HLOOKUP để tìm kiếm 

- Dò tìm giá trị của Giá cước: 

=HLOOKUP(C4,$B$15:$E$16,2,1)

Trong đó:

• C4: Cột Định giá cần đối chiếu với cột trong bảng tham chiếu
• $B$15:$E$16: địa chỉ tuyệt đối của bảng tham chiếu. Sau khi chọn địa chỉ, bạn dùng F4 để cố định 
• 2: hàng Giá là hàng thứ 2 của bảng tham chiếu
• 0: dò tìm tuyệt đối 

 Sử dụng hàm HLOOKUP trong Excel

- Sau đó nhấn Enter, dò tìm được giá trị ở ô E4. Bạn chọn ô E4 và di chuyển chuột để con trỏ chuột có dạng +, bạn kéo thả chuột xuống ô E10 để dò tìm kết quả cho các ô trong cột Giá cước. 

Sử dụng hàm HLOOKUP trong Excel

IV. Các lỗi thường gặp khi dùng hàm VLOOKUP và HLOOKUP trong Excel

- Lỗi #N/A

Hàm VLOOKUP chỉ có thể tìm các giá trị trên cột ngoài cùng bên trái trong Table_array, nếu không sẽ xuất hiện lỗi #N/A. Lúc này bạn hãy cân nhắc sử dụng hàm INDEX kết hợp hàm MATCH.

Lỗi #N/A là do dữ liệu không có trong Table_array. Để xử lý lỗi này bạn dùng hàm IFERROR để đổi #N/A thành giá trị khác.

- Lỗi #REF!

Lỗi #REF! xuất hiện nếu Col_index_num lớn hơn số cột trong Table_array. Bạn cần phải kiểm tra lại công thức để đảm bảo Col_index_num bằng hoặc nhỏ hơn số cột trong Table_array.

- Lỗi #VALUE!

Nếu Col_index_num nhỏ hơn 1 trong công thức, bạn sẽ nhận giá trị lỗi #VALUE!.

Trong Table_array, cột 1 là cột tìm kiếm, cột 2 là cột đầu tiên ở bên phải của cột tìm kiếm… Do đó khi bị lỗi này, bạn hãy kiểm tra lại giá trị Col_index_number trong công thức.

- Lỗi #NAME?

Nếu Lookup_value tìm định dạng văn bản (Text) thiếu dấu ngoặc kép ("), bạn sẽ nhận giá trị lỗi #NAME?. Bạn cần thêm dấu ngoặc kép khi tìm kiếm giá trị định dạng văn bản (Text).

V. Tổng kết

Như vậy Mega đã hướng dẫn xong cách dùng hàm VLOOKUP và VLOOKUP trong Excel để bạn dễ dàng dò tìm dữ liệu. Mong rằng những thông tin trên sẽ giúp ích cho bạn.

Xem thêm >>>

Cách tạo biểu đồ Waterfall trong Excel hoàn chỉnh

Hướng dẫn chèn file Word, Excel vào PowerPoint

Hướng dẫn chèn dữ liệu từ excel vào word đơn giản

copyright © mega.com.vn