Hướng dẫn cách sử dụng hàm text trong excel cực dễ hiểu

Hàm TEXT là gì ? Hướng dẫn sử dụng hàm TEXT trong Excel kèm ví dụ minh hoạ cực dễ hiểu!

Excel là ứng dụng tuyệt vời để tính toán, tra cứu dữ liệu giúp tiến độ công việc, học tập được hoàn thành nhanh chóng và chính xác hơn. Không chỉ xử lý các phép tính phức tạp mà Excel còn cung cấp các hàm chuyển đổi TEXT đáp ứng yêu cầu công việc. Nếu như bạn muốn biết:

• Hàm TEXT là hàm gì?
• Công thức TEXT trong Excel?
• Cách dùng hàm TEXT trong Excel?

Trong bài viết này, Mega sẽ hướng dẫn chi tiết cách sử dụng hàm lấy TEXT trong Excel có kèm các ví dụ minh hoạ cụ thể cực đơn giản, dễ thao tác, đừng bỏ qua nhé!

Hàm TEXT hỗ trợ chuyển đổi định dạng trong Excel

I. Hàm TEXT là gì? Ứng dụng của hàm TEXT trong Excel

Mang chức năng chuyển đổi trong các hàm tính của Excel, hàm TEXT sẽ thực hiện chuyển dữ liệu số thành chuỗi văn bản theo định dạng tuỳ chỉnh của người dùng.

Ứng dụng của hàm TEXT:

• Giúp ô dữ liệu dạng số được hiển thị theo định dạng dễ đọc hơn, từ đó người dùng xử lý dữ liệu được dễ dàng và nhanh chóng hơn.
• Hỗ trợ định dạng ô dữ liệu ngày tháng trong tính toán.
• Trong một số trường hợp, hàm TEXT sẽ giúp kết hợp các số hoặc ô dữ liệu kiểu ngày tháng với chuỗi văn bản hoặc ký tự nhất định.

Công thức

=TEXT(value, format_text)

Công thức hàm TEXT trong Excel

Trong đó:

• Value: là ô chứa giá trị kiểu số muốn chuyển sang văn bản (có thể là số, tham chiếu cho ra số, hoặc ô ngày tháng)
• Format_Text: Định dạng văn bản mà bạn muốn chuyển đổi, phải đặt trong dấu ngoặc kép.

Hàm TEXT sử dụng được ở các phiên bản Excel 2003, 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 trên laptop hệ điều hành Windows hoặc MacOS. Ngoài ra, bạn cũng có thể dùng hàm trên Excel phiên bản điện thoại.

II. Mã định dạng hàm TEXT trong Excel

Để chọn được kiểu định dạng phù hợp với nhu cầu, bạn tham khảo các định dạng mà Excel cung cấp dưới đây.

Hoặc bạn cũng có thể chọn thêm các kiểu định dạng khác bằng cách:

Bước 1: Nhấn Ctrl + 1 trên máy tính Windows,( +1 trên máy Mac) để hiển thị cửa sổ Định dạng ô.

Bước 2: Chọn thẻ Số (Number)

Cửa số định dạng 

Bước 3: Chọn các thể loại theo yêu cầu, hoặc chọn tuỳ chỉnh. Tại đây các định dạng sẽ hiện ở trong hộp. Ta chỉ cần sao chép và dán vào bảng tính.

III. Cách sử dụng hàm TEXT trong Excel có ví dụ cụ thể

1. Kết nối văn bản với số hoặc ngày

Trong một bảng dữ liệu, bạn muốn ghi ngày tháng năm làm bảng hôm nay với dòng chú thích là “Ngày tạo”. Bạn cần lồng hàm TODAY vào hàm TEXT, hãy nhập cú pháp tương tự như sau:

="Ngày tạo:" &TEXT(TODAY(),"dddd d mmm, yyyy")

Hàm lấy Text trong Excel

Trong đó:

“Ngày tạo:” là dòng chú thích bạn muốn thêm

TODAY(): sẽ cho ra ngày hôm nay dựa trên máy tính

dd/mm/yyyy: kiểu định dạng ngày tháng năm

Kết quả sau khi Enter sẽ là:

Định dạng ngày tháng năm

Bạn cũng có thể kết hợp hàm TEXT và CONCATENATE theo công thức: =CONCATENATE(“Ngày tạo:", TEXT(TODAY(), “dd/mm/yyyy”)) để cho ra kết quả tương tự. 

Hàm CONCATENATE và TEXT

2. Thêm số 0 đứng đầu mỗi dãy số

Để thêm số 0 vào trước mỗi số, ta nhập công thức: =TEXT (B42, “0000”)

Lưu ý:

• Cần nhập số lượng số 0 tương ứng với đơn vị số cao nhất được hiển thị trong cột.
• Dữ liệu sẽ trả về thuộc kiểu văn bản nên bạn sẽ không thể dùng ô dữ liệu này cho các hàm tính toán khác.

Sau khi Enter ta sẽ được kết quả:

Thêm số 0 bằng hàm TEXT trong Excel

3. Định dạng số bên trong chuỗi văn bản

Để cho ra tổng số tiền khách hàng cần thanh toán khi có bảng dữ liệu như hình dưới. Thành tiền sẽ được tính bằng đơn giá x số lượng x % sau khi được giảm giá.

Thông thường bạn sẽ chỉ cần dùng cú pháp: (B2*C2*(1-D2))

Tuy nhiên con số chưa có đơn vị, chú thích và chưa có định dạng đẹp mắt và dễ lẫn lộn dữ liệu gây rối mắt, khó hiểu. Lúc này bạn cần thêm dòng chú thích và kết nối số cùng chuỗi văn bản và chuyển kiểu định dạng tiền tệ.

Công thức như sau: ="THÀNH TIỀN:" &TEXT(B2*C2*(1-D2),"$###,###.00")

Cách dùng hàm lấy TEXT trong Excel

Trong đó:

“Thành tiền”: chú thích cần thêm

B2*C2*(1-D2): giá trị cần chuyển định dạng

$###,###.00: mã định dạng tiền tệ

Kết quả cho ra như sau:

Định dạng số trong văn bản

Mẹo: Bạn cũng có thể sử dụng hàm CONCATENATE để cho ra kết quả tương tự theo công thức như: =CONCATENATE ("Thành tiền",TEXT(A2*B2*(1-C2), "$###,###.00"))

Hàm TEXT kết hợp CONCATENATE

4. Chuyển giá trị thành số điện thoại theo định dạng

Trong nhiều trường hợp bảng tính điền số điện thoại nhưng không phân tách mã vùng và các số sau khiến việc tra cứu dữ liệu gặp khó khăn. Lúc này ta cần chuyển lại theo định dạng số điện thoại.

Để thực hiện chuyển định dạng cho dữ liệu bảng dưới, ta nhập công thức:

=TEXT(A9,"[<=9999999]###-####;(###) ###-####")

Chuyển định dạng số điện thoại

Trong đó:

A9: ô dữ liệu cần chuyển đổi

“[ <=9999999]###-####;(###) ###-####" : kiểu định dạng số điện thoại

Kết quả cho ra như sau:

Định dạng số điện thoại trong Excel

Hoặc có nhiều bảng dữ liệu khi nhập số điện thoại, Excel tự làm mất số 0 đầu, để định dạng lại số điện thoại, ta chỉ cần nhập:

=”0″&TEXT(C2, “### ### ###”)

Thêm số 0 vào đầu số điện thoại

Trong đó: 

“0” : Thêm số 0 đầu dãy số

C2: vùng dữ liệu muốn chuyển đổi

### ### ###: kiểu định dạng điện thoại

Kết quả

IV. Các lỗi thường gặp khi sử dụng hàm TEXT và cách khắc phục

1. Hàm TEXT trả về lỗi #NAME!

Khi người dùng thực hiện hàm TEXT nhưng quên sử dụng dấu ngoặc kép ở phần Format_text, hàm sẽ không thể thực hiện và cho ra lỗi #NAME!

Lỗi #NAME! khi sử dụng hàm TEXT 

Cách khắc phục: Thêm dấu ngoặc kép vào trước và sau kiểu định dạng

 Sửa lỗi #NAME! khi dùng hàm TEXT

2. Yêu cầu mã định dạng ngày và giờ cụ thể

Hàm cũng sẽ báo sai cú pháp do sự khác nhau trong kiểu định dạng ngày giờ giữa các nước. Ví dụ như nước Đức sẽ có thiết lập cho kiểu ngày tháng năm là mm/tt/jj thay cho mm/dd/yy.

Cách khắc phục: Kiểm tra lại lệnh hàm, nếu copy phải chỉnh lại dấu ngoặc kép. Trong trường hợp sai định dạng, bạn cần tìm hiểu cú pháp thích hợp cho phiên bản ngôn ngữ Excel đang sử dụng, hoặc đổi sang phiên bản Excel phù hợp với ngôn ngữ hiện tại để dễ dàng thao tác.

V. Tổng kết

Hàm TEXT giúp công việc chuyển đổi dữ liệu số thành văn bản ở các định dạng nhanh chóng, giúp cho bảng tính chuyên nghiệp, đẹp mắt hơn. Vừa rồi là cách dùng hàm TEXT trong Excel kèm ví dụ minh hoạ, Mega hi vọng những thông tin trên sẽ hữu ích với bạn!

Xem thêm >>>

Hướng dẫn cách sử dụng hàm right trong excel cực chi tiết kèm ví dụ!

Hướng dẫn sử dụng hàm value trong excel cực đơn giản

Hướng dẫn cách kẻ đường thẳng, mũi tên trong excel 2007, 2010, 2013 đơn giản

copyright © mega.com.vn