7 cách giảm dung lượng file Excel để tăng tốc độ xử lý file và chia sẻ file nhanh chóng

Bật mí cho bạn 7 cách giảm dung lượng file Excel để tăng tốc độ xử lý file và chia sẻ file nhanh chóng

Dung lượng file Excel quá lớn sẽ làm cho tốc độ xử lý file chậm và khi chia sẻ phải mất một khoảng thời gian rất lâu mới có thể hoàn tất. Điều này khiến người dùng cảm thấy khó chịu. Hiểu được vấn đề này, Mega đã tổng hợp các cách giảm dung lượng file Excel để mọi người cùng tham khảo.

Bài viết dưới đây Mega sẽ cung cấp những thông tin sau:

• Nguyên nhân khiến file Excel bị nặng
• Vì sao bạn cần giảm dung lượng cho file Excel
• 7 cách giảm dung lượng file excel

Các cách giảm dung lượng file Excel

I. Vì sao bạn cần giảm dung lượng cho file Excel

Nguyên nhân khiến file Excel bị nặng là do:

• File Excel chứa nhiều hình ảnh với độ phân giải cao
• Nhiều ô tính chứa nhiều công thức phức tạp
• Định dạng thừa bị nhiều
• Lưu file dưới dạng đuôi .xls ngốn nhiều dung lượng
• Khi thực hiện COPY PASTE trong File Excel

Bạn cần giảm dung lượng cho file excel vì khi file quá nặng sẽ dẫn đến tình trạng:

• Tốc độ xử lý file Excel lâu.
• Khi chia sẻ file sẽ mất thời gian khá lâu để hoàn tất.
• Phải sử dụng đến các phần mềm nén file.

Bạn cần thực hiện cách nén file excel để giảm dung lượng tránh gặp các tình trạng trên.

II. Hướng dẫn cách giảm dung lượng file excel

1. Lưu file dưới định dạng Microsoft Excel Binary Workbook

Hướng dẫn nhanh

Mở file Excel, chọn File > Chọn Save as > Chọn Browse > Chọn Excel Binary Workbook tại mục Save as type > Bấm Save để lưu là hoàn thành.

Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Mở file Excel, bạn nhấp chuột vào File.

Chọn File

Bước 2: Chọn Save as > Chọn Browse.

Chọn Save as > Browse

Bước 3: Bạn gõ tên tập tin mới vào hộp thoại. Tại mục Save as type chọn dịnh dạng Excel Binary Workbook (tập tin nhị phân). Tập tin được lưu dưới định dạng này có dung lượng nhỏ hơn nhiều so với file có đuôi .xls tiêu chuẩn. > Bấm Save để lưu, file Excel nhỏ hơn sẽ được lưu vào chiếc máy tính xách tay của bạn.

Chọn dịnh dạng Excel Binary Workbook

2. Xóa định dạng có điều kiện

Mở file Excel bạn muốn giảm dung lượng, chọn một ô được định dạng > Chọn tab Home > Chọn Conditional formatting nằm trong mục Styles > Tiếp tục chọn Clear Rules.

• Chọn Clear from Selected Cells để xóa định dạng 1 ô đó
• Chọn Clear Rules from Entire Sheet để xóa định dạng khỏi tất cả các ô

Xóa định dạng có điều kiện 

3. Loại bỏ các ô trống

Mở file Excel, chọn các hàng/cột trống bằng tổ hợp phím Ctrl + Shift + phím mũi tên phải/xuống > Click chuột phải vào vị trí bôi đen và chọn Delete để xóa các vùng chưa sử dụng nhằm giảm dung lượng file excel online.

Loại bỏ các ô trống để giảm dung lượng file Excel

4. Nén dung lượng hình ảnh trong file Excel

Bước 1: Mở trang tính, chọn hình ảnh muốn nén file Excel online > Chọn Format > Chọn Compress Pictures.

Chọn Format > Compress Pictures

Bước 2: Bỏ tick chọn ở mục Apply only to this picture > Chọn Email (96 ppi): minimize document size for sharing > Nhấn OK để hoàn tất.

Chọn Email (96 ppi): minimize document size for sharing

5. Xóa các Data links

Mở file Excel, chọn Data > Chọn Edit Links > Chọn link liên kết mà bạn muốn xóa để giảm dung lượng file Excel > Chọn Break Link.

Xóa các Data link để giảm dung lượng file Excel

Tiếp tục chọn Break Links để xác nhận.

Chọn Break Links để hoàn tất 

6. Xóa Watch

Mở file Excel mà bạn muốn xóa Watch Window, chọn Formulas > Chọn Watch Window > Chọn Delete Watch.

Chọn Formulas > Watch Window > Delete Watch

7. Bỏ các named range

Bước 1: Mở file Excel mà bạn muốn xóa Named Range, chọn Formulas > Chọn Name Manager.

Chọn Formulas > Name Manager

Bước 2: Chọn tên bị lỗi mà bạn muốn xóa > Nhấn phím Delete.

Chọn tên bị lỗi > Nhấn phím Delete

Bước 3: Nhấn OK để xác nhận xóa các named range. Vậy là bạn đã hoàn thành cách giảm dung lượng file Excel.

III. Tổng kết

Như vậy Mega đã hướng dẫn bạn 7 cách để giảm dung lượng file Excel. Việc giảm dung lượng file Excel giúp cho quá trình làm việc trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn. Hi vọng những thông tin trên sẽ hữu ích cho công việc và học tập trên Excel của bạn!

Thường xuyên theo dõi trang web mega.com.vn để cập nhật nhiều thông tin bổ ích liên quan đến Excel nhé!

Xem thêm >>>

Hướng dẫn khóa và mở khóa file Excel vô cùng đơn giản chỉ trong vài thao tác

Hướng dẫn cách vẽ đồ thị hàm số trong excel đơn giản

Hướng dẫn cách chuyển file word sang file excel vô cùng đơn giản

 copyright © mega.com.vn